cara baik kirim lamaran via email

Jika Anda sedang mencari pekerjaan dan ingin mengirim lamaran via email, artikel ini akan memberikan panduan lengkap dan komprehensif tentang cara yang baik untuk melakukannya. Mengirim lamaran melalui email telah menjadi praktik umum dalam dunia kerja modern. Namun, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan agar email lamaran Anda terlihat profesional dan menarik minat HRD perusahaan.

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah menyiapkan berkas lamaran dengan baik. Pastikan CV, surat lamaran, dan dokumen lainnya dalam format digital yang mudah dibuka oleh penerima. Selain itu, berikan nama file yang jelas dan rapi sehingga memudahkan penerima dalam mengidentifikasinya. Di bawah ini, kami akan memberikan panduan langkah demi langkah dalam mengirim lamaran via email.

Menyiapkan Berkas Lamaran

Sebelum mengirim lamaran melalui email, pastikan Anda telah menyiapkan berkas lamaran dengan baik. Hal ini termasuk CV, surat lamaran, dan dokumen-dokumen pendukung lainnya seperti sertifikat atau portofolio. Pastikan berkas-berkas tersebut berada dalam format digital yang umum digunakan seperti PDF atau Word. Jika Anda memiliki beberapa berkas terpisah, gabungkan menjadi satu file untuk memudahkan penerima dalam membuka dan melihat lamaran Anda.

Format CV yang Menarik

CV atau Curriculum Vitae adalah dokumen yang memberikan gambaran singkat tentang pengalaman kerja, pendidikan, dan keterampilan Anda. Pastikan CV Anda terlihat menarik dan terstruktur dengan baik. Gunakan format yang sederhana namun profesional. Jelaskan pengalaman kerja dan pendidikan Anda secara singkat namun jelas. Sertakan juga informasi kontak Anda seperti nomor telepon dan alamat email yang dapat dihubungi.

Surat Lamaran yang Menyampaikan Motivasi

Surat lamaran adalah kesempatan bagi Anda untuk menyampaikan motivasi dan minat Anda terhadap posisi yang Anda lamar. Pastikan surat lamaran Anda terdiri dari beberapa paragraf yang terstruktur dengan baik. Mulailah dengan menyebutkan posisi yang Anda lamar dan bagaimana Anda mengetahui lowongan tersebut. Selanjutnya, jelaskan mengapa Anda tertarik dengan posisi tersebut dan mengapa Anda merasa cocok untuk perusahaan tersebut. Sertakan juga informasi tentang keahlian dan pengalaman yang relevan dengan posisi yang Anda lamar.

Subjek Email yang Menarik

Subjek email adalah hal pertama yang akan dilihat oleh penerima. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk membuat subjek email yang menarik dan relevan. Gunakan kata-kata yang mencerminkan minat dan keahlian Anda. Misalnya, “Lamaran Pekerjaan: Pengalaman dalam Bidang Marketing”. Dengan subjek email yang menarik, penerima akan lebih tertarik untuk membuka dan membaca email lamaran Anda.

Gunakan Kata-Kata yang Relevan

Dalam membuat subjek email, gunakan kata-kata yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jika Anda melamar pekerjaan dalam bidang pemasaran, gunakan kata-kata seperti “marketing”, “digital marketing”, atau “branding” dalam subjek email Anda. Hal ini akan membantu penerima untuk dengan cepat mengidentifikasi bahwa email Anda terkait dengan posisi yang mereka cari.

Gunakan Kata-Kata yang Menonjolkan Keunikan Anda

Selain menggunakan kata-kata yang relevan, gunakan juga kata-kata yang menonjolkan keunikan dan keahlian Anda sebagai pelamar. Misalnya, jika Anda memiliki pengalaman kerja di perusahaan ternama, sertakan kata-kata seperti “pengalaman internasional” atau “pengalaman kerja di perusahaan multinasional” dalam subjek email Anda. Hal ini akan membuat Anda terlihat lebih menonjol di antara pelamar lainnya.

Salam Pembuka yang Sopan

Salam pembuka adalah langkah awal dalam menyampaikan kesan yang baik. Mulailah email lamaran Anda dengan salam yang sopan dan sesuai dengan waktu pengiriman email. Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, gunakan salam umum seperti “Halo” atau “Selamat pagi/siang/sore”. Jika Anda mengetahui nama penerima, gunakan salam yang lebih personal seperti “Halo Bapak/Ibu [nama penerima]”.

Gunakan Bahasa yang Sopan dan Profesional

Saat menulis salam pembuka, pastikan Anda menggunakan bahasa yang sopan dan profesional. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal atau terlalu formal. Pilih kata-kata yang tepat dan jelas. Misalnya, gunakan “Halo” atau “Selamat pagi” sebagai salam pembuka yang umum digunakan dalam email formal.

Sebutkan Nama Penerima dengan Benar

Jika Anda mengetahui nama penerima, pastikan Anda menuliskannya dengan benar. Hal ini menunjukkan bahwa Anda telah melakukan penelitian dan memberikan perhatian ekstra dalam mengirimkan lamaran Anda. Periksa kembali nama penerima sebelum menulisnya dalam email lamaran Anda.

Perkenalkan Diri dengan Singkat dan Padat

Setelah salam pembuka, saatnya untuk memperkenalkan diri Anda secara singkat dan padat. Jelaskan siapa Anda, latar belakang pendidikan Anda, dan pengalaman kerja yang relevan yang Anda miliki. Jangan lupa untuk menjelaskan mengapa Anda tertarik dengan posisi yang Anda lamar dan mengapa Anda merasa cocok untuk perusahaan tersebut.

Tunjukkan Keterkaitan dengan Posisi yang Dilamar

Saat memperkenalkan diri, jangan lupa untuk menunjukkan keterkaitan Anda dengan posisi yang Anda lamar. Jelaskan mengapa Anda tertarik dengan bidang atau industri tersebut dan bagaimana pengalaman atau keterampilan Anda dapat berkontribusi dalam posisi tersebut. Ini akan menunjukkan keberlanjutan minat Anda dan relevansi lamaran Anda dengan posisi yang sedang diincar.

Jelaskan Keahlian dan Pengalaman yang Relevan

Saat memperkenalkan diri, sebutkan juga keahlian dan pengalaman yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jelaskan secara singkat pengalaman kerja atau proyek-proyek yang telah Anda lakukan yang dapat mendukung lamaran Anda. Ini akan memberikan gambaran kepada penerima bahwa Anda memiliki kualifikasi yang sesuai dengan posisi yang sedang Anda lamar.

Tujuan dan Isi Email yang Jelas

Tujuan dan isi email harus jelas dan terfokus. Jangan membuat email Anda terlalu panjang atau bertele-tele. Jelaskan dengan singkat mengapa Anda mengirimkan email tersebut dan sertakan informasi mengenai lamaran Anda. Di bawah ini, kami akan menjelaskan langkah-langkah yang perlu Anda ikuti dalam menulis tujuan dan isi email lamaran Anda.

Jelaskan Tujuan Email Lamaran Anda

Langkah pertama dalam menulis tujuan email lamaran adalah dengan menjelaskan secara singkat mengapa Anda mengirimkan email tersebut. Misalnya, “Saya mengirimkan email ini untuk melamar posisi [nama posisi] yang sedang tersedia di perusahaan Anda”. Dengan menyebutkan tujuan email Anda secara jelas, penerima akan lebih mudah memahami maksud dari email Anda.

Sertakan Informasi Tentang Lamaran Anda

Setelah menjelaskan tujuan email Anda, langkah selanjutnya adalah dengan menyertakan informasi mengenai lamaran Anda. Jelaskan posisi yang Anda lamar dan bagaimana Anda mengetahui lowongan tersebut. Sertakan juga informasi tentang CV, surat lamaran, dan dokumen-dokumen pendukung lainnya yang Anda lampirkan dalam email. Ini akan membantu penerima untuk menemukan dan membuka lamaran Anda dengan mudah.

Highlight Keunggulan dan Prestasi Anda

Selain menyertakan informasi tentang lamaran Anda, jangan lupa untuk menyoroti keunggulan dan prestasi Anda yang relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jelaskan kualifikasi yang Anda miliki dan bagaimana pengalaman atau prestasi Anda akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan. Misalnya, jika Anda pernah mencapai target penjualan yang tinggi dalam pekerjaan sebelumnya, sertakan informasi tersebut untuk menunjukkan kemampuan Anda dalam mencapai hasil yang baik.

Gunakan Bahasa yang Jelas dan Singkat

Untuk menjaga tujuan dan isi email tetap jelas, gunakan bahasa yang lugas, jelas, dan singkat. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau ambigu. Gunakan kalimat aktif dan hindari penggunaan kata-kata yang terlalu formal atau teknis. Pastikan penerima dapat dengan mudah memahami informasi yang Anda sampaikan.

Lampirkan Berkas Lamaran

Selanjutnya, pastikan Anda melampirkan berkas lamaran Anda dalam email. Berikan instruksi yang jelas tentang berkas yang Anda lampirkan, seperti “Terlampir CV dan surat lamaran dalam format PDF”. Pastikan berkas yang dilampirkan terbuka dengan baik dan tidak terlalu besar sehingga memudahkan penerima dalam membukanya. Jika berkas Anda terlalu besar, pertimbangkan untuk mengompresinya atau mengirimkan tautan pengunduhan melalui layanan cloud seperti Google Drive atau Dropbox.

Gunakan Nama File yang Jelas

Agar penerima dapat dengan mudah mengidentifikasi berkas lamaran Anda, berikan nama file yang jelas dan rapi. Hindari penggunaan nama file yang generik seperti “CV.pdf” atau “SuratLamaran.doc”. Sebaiknya gunakan format nama file yang mencerminkan identitas Anda, seperti “Nama_SuratLamaran_NamaPerusahaan.pdf” atau “CV_NamaLengkap.pdf”. Ini akan membantu penerima dalam mengelola dan mencari berkas Anda di antara banyaknya lamaran yang mereka terima.

Penutup yang Sopan dan Jelas

Setelah menjelaskan tujuan dan isi email, saatnya untuk menutup email dengan sopan dan jelas. Berikan penutup yang sesuai dengan konteks dan hubungan Anda dengan penerima. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan penutup seperti “Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu [nama penerima]” atau “Saya sangat berharap dapat bergabung dengan tim di perusahaan Anda.” Jangan lupa untuk menyertakan informasi kontak Anda seperti nomor telepon atau alamat email yang dapat dihubungi.

Tinggalkan Jejak Profesional

Saat menutup email, pastikan Anda meninggalkan jejak profesional yang baik. Jangan lupa untuk menyebutkan nama lengkap Anda dan tanda tangan elektronik yang mencerminkan identitas Anda. Misalnya, “Hormat saya, [Nama Lengkap Anda]”. Jika Anda memiliki tanda tangan elektronik yang telah dibuat sebelumnya, lampirkan juga tanda tangan tersebut untuk memberikan sentuhan profesional pada email Anda.

Periksa Kembali Sebelum Mengirim

Sebelum mengirim email lamaran, sangat penting untuk melakukan periksaan terakhir terhadap seluruh email. Periksa tata bahasa, ejaan, dan kesalahan lainnya yang mungkin ada. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan nama penerima atau kesalahan dalam nama file yang dilampirkan. Juga, pastikan Anda mengirimkan email ke alamat yang tepat dan bukan alamat yang salah atau usang.

Periksa Tata Bahasa dan Ejaan

Periksa tata bahasa dan ejaan dalam email lamaran Anda. Pastikan tidak ada kesalahan tata bahasa, kesalahan ejaan, atau penggunaan kata yang tidak tepat. Baca email Anda dengan cermat dan gunakan alat bantu seperti spell checker atau grammar checker untuk membantu mengidentifikasi kesalahan-kesalahan kecil yang mungkin terlewat.

Periksa Kembali Informasi yang Diberikan

Jika Anda menyertakan informasi kontak, pastikan nomor telepon atau alamat email yang Anda berikan sudah benar dan dapat dihubungi. Jika ada kesalahan dalam informasi kontak yang Anda berikan, penerima tidak akan dapat menghubungi Anda jika mereka tertarik dengan lamaran Anda. Pastikan semua informasi yang Anda berikan telah diperiksa dengan teliti sebelum mengirimkan email.

Tunggu dengan Sabar

Setelah mengirimkan lamaran via email, bersabarlah menunggu tanggapan dari pihak perusahaan. Proses seleksi dan evaluasi lamaran memerlukan waktu yang berbeda-beda di setiap perusahaan. Jangan terburu-buru mengirim email follow-up jika belum ada jawaban. Beri waktu yang cukup untuk pihak perusahaan memproses lamaran Anda.

Patuhi Waktu yang Diberikan

Jika dalam pengumuman lowongan kerja terdapat informasi tentang batas waktu pengiriman lamaran, pastikan Anda mengirimkan lamaran sebelum batas waktu tersebut. Jika tidak ada batas waktu yang ditentukan, berikan pihak perusahaan waktu yang wajar untuk memproses lamaran Anda sebelum mengirimkan email follow-up.

Pantau Email Anda dengan Tertib

Setelah mengirimkan lamaran, pastikan Anda memantau email Anda dengan tertib. Periksa kotak masuk email Anda secara teratur untuk melihat apakah ada tanggapan dari penerima. Jika Anda menggunakan fitur filter atau folder untuk mengatur email, pastikan Anda memeriksa folder yang relevan seperti “Pesan yang Ditunggu” atau “Tanggapan Lamaran” untuk memastikan tidak ada email yang terlewat.

Follow-up dengan Bijak

Jika Anda belum menerima tanggapan setelah jangka waktu tertentu, Anda dapat mengirimkan email follow-up dengan bijak. Jelaskan secara singkat bahwa Anda telah mengirimkan lamaran sebelumnya dan ingin mengetahui perkembangan terkait lamaran Anda. Berikan kesan bahwa Anda masih tertarik dengan posisi yang Anda lamar, namun jangan terlalu menekan penerima untuk memberikan tanggapan.

Jadwal Pengiriman Email Follow-up

Jika Anda memutuskan untuk mengirimkan email follow-up, pertimbangkan waktu yang tepat untuk melakukannya. Jika dalam pengumuman lowongan kerja terdapat informasi tentang waktu pengumuman hasil seleksi, tunggulah sampai waktu tersebut sebelum mengirimkan email follow-up. Jika tidak ada informasi tentang waktu pengumuman hasil seleksi, berikan waktu yang wajar seperti 1-2 minggu sebelum mengirimkan email follow-up.

Gunakan Bahasa yang Tepat

Saat menulis email follow-up, pastikan Anda tetap menggunakan bahasa yang sopan dan profesional. Jelaskan dengan singkat bahwa Anda telah mengirimkan lamaran sebelumnya dan ingin mengetahui perkembangan terkait lamaran Anda. Jangan menggunakan bahasa yang terlalu menekan atau memaksa penerima untuk memberikan tanggapan.

Dengan mengikuti panduan ini, diharapkan Anda dapat mengirimkan lamaran via email dengan baik dan profesional. Jangan lupa untuk tetap menjaga etika dan sopan santun dalam setiap komunikasi yang Anda lakukan. Semoga panduan ini membantu Anda dalam mencari pekerjaan yang Anda inginkan. Selamat mencoba dan semoga sukses!